Veri İşleme Sözleşmesi

1. Taraflar ve konu

Bu sözleşme, KBRandevu'ya üye olan işletme (“İşletme”) ile Kayber Software – Eyüp Bora Berberoğlu (şahıs işletmesi) (Yeşilırmak Mah. Gazi Osman Paşa Blv. No: 70 İç Kapı No: 12, Merkez / Tokat; Tokat Vergi Dairesi, VKN 1640733386) (“KBRandevu”) arasında, Kullanım Koşulları'nın ayrılmaz bir parçası olarak, üyelik sırasında elektronik ortamda kabul edilmekle kurulur. Konusu, İşletme'nin müşteri ve randevu verilerinin KBRandevu tarafından İşletme adına işlenmesine ilişkin tarafların hak ve yükümlülükleridir.

2. Roller

İşletme, müşterilerine ve çalışanlarına ait kişisel veriler bakımından veri sorumlusu; KBRandevu ise bu verileri yalnızca İşletme adına ve hizmetin sunulması amacıyla işleyen veri işleyendir. KBRandevu; telefon doğrulama, kötüye kullanımın önlenmesi, platform güvenliği, faturalandırma ve kendi yasal yükümlülükleri bakımından bağımsız veri sorumlusudur.

3. İşlemenin kapsamı

• İlgili kişiler: İşletme'nin müşterileri ve çalışanları.
• Veri kategorileri: kimlik, iletişim, müşteri işlem (randevu, hizmet, tutar, not), işletmenin girdiği onay kayıtları, bildirim kayıtları.
• İşleme faaliyetleri: kaydetme, saklama, görüntüleme, randevu bildirimlerinin ve İşletme'nin talimatıyla ticari iletilerin gönderilmesi, dışa aktarma, anonimleştirme ve silme.
• Süre: üyelik süresince ve 8. maddede belirtilen iade/silme süresi boyunca.

4. KBRandevu'nun yükümlülükleri

• Kişisel verileri yalnızca bu sözleşme, Kullanım Koşulları ve İşletme'nin platform üzerinden verdiği talimatlar doğrultusunda işlemek; kendi amaçları için kullanmamak, satmamak ve reklam amacıyla paylaşmamak.
• KVKK madde 12 ve Kurul'un Kişisel Veri Güvenliği Rehberi'ne uygun teknik ve idari tedbirleri almak: iletim şifrelemesi, işletmeler arası veri ayrımı, rol tabanlı yetkilendirme, parola ve anahtarların özetlenerek saklanması, şifreli yedekleme, erişim ve denetim kayıtları.
• Verilere erişen personelini gizlilik yükümlülüğüne tabi tutmak ve erişimi gerekli olanla sınırlamak.
• Bir veri ihlalini öğrenmesi hâlinde İşletme'yi gecikmeksizin ve en geç 24 saat içinde bilgilendirmek; İşletme'nin Kurul'a ve ilgili kişilere 72 saat içinde bildirim yapabilmesi için gerekli bilgi ve desteği sağlamak.
• İlgili kişi başvurularının yanıtlanmasında dışa aktarma, düzeltme ve anonimleştirme araçlarıyla İşletme'ye destek olmak; KBRandevu'ya doğrudan iletilen başvuruları İşletme'ye yönlendirmek.
• Bu sözleşmeye uyumu gösteren bilgileri makul talep hâlinde İşletme'ye sunmak.

5. Alt veri işleyenler

• Netgsm İletişim ve Bilgi Teknolojileri A.Ş. — SMS ile doğrulama kodu ve randevu bildirimlerinin iletilmesi (Türkiye)
• Hosting Dünyam — uygulama, veritabanı, e-posta ve şifreli yedekleme sunucularının barındırılması (Türkiye'deki veri merkezleri)

İşletme, yukarıdaki alt veri işleyenlerin kullanılmasına genel olarak izin verir. KBRandevu, alt veri işleyenlere bu sözleşmedekilerle eşdeğer yükümlülükler yükler. Yeni bir alt veri işleyen eklenmesi bu sayfada en az 15 gün önceden duyurulur; İşletme haklı sebeple itiraz ederek üyeliğini sona erdirebilir.

6. Yurt dışına aktarım

Veriler Türkiye'de işlenir ve saklanır. Yurt dışında yerleşik bir hizmet sağlayıcının kullanılması ancak KVKK madde 9'daki şartların sağlanması ve İşletme'nin önceden bilgilendirilmesi ile mümkündür.

7. İşletme'nin yükümlülükleri

• Müşterilerini ve çalışanlarını KVKK madde 10 uyarınca aydınlatmak; online rezervasyonda KBRandevu'nun sunduğu aydınlatma metni bu yükümlülüğün yerine getirilmesine yardımcı olur, ancak işletmenin kendi kanallarıyla topladığı veriler için ayrıca aydınlatma yapması gerekir.
• Verileri hukuka uygun bir sebebe dayanarak toplamak; randevu notlarına ve müşteri kayıtlarına özel nitelikli kişisel veri girmemek.
• Tanıtım amaçlı ileti göndermeden önce 6563 sayılı Kanun uyarınca alıcının onayını almak, onayları İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydettirmek ve ret taleplerini uygulamak.
• Hesap bilgilerini korumak, çalışan erişimlerini güncel tutmak, ayrılan çalışanların erişimini kaldırmak.
• Varsa VERBİS kayıt yükümlülüğünü yerine getirmek.

8. Sözleşmenin sona ermesi

Üyeliğin sona ermesi hâlinde İşletme, sona erme tarihinden itibaren 30 gün içinde müşteri kayıtlarını dışa aktarabilir. Bu sürenin sonunda veriler silinir veya anonim hâle getirilir; KBRandevu'nun yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtlar yalnızca bu amaçla ve süresi boyunca erişimi kısıtlanarak saklanır.